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Microsoft Word – So erstellen Sie einen Serienbrief

Microsoft Word - So erstellen Sie einen Serienbrief Ganz gleich, ob Sie Ihre ehemaligen Schulkameraden zum Klassentreffen einladen möchten, Briefe mit der Bitte um Spenden für ein gemeinnütziges Projekt an möglichst viele potentielle Geldgeber versenden müssen oder Werbebriefe an Ihre Kundschaft zu verschicken haben – mit moderner Bürotechnik und der richtigen Software lassen sich solche Projekte ohne großen Zeitaufwand realisieren. Gleichlautende Texte oder andere Dokumente, die an zahlreiche Adressaten verschickt werden müssen, werden auch als Serienbriefe bezeichnet. Fast alle Schreibprogramme, die heute üblicherweise zum Einsatz kommen, bieten die hilfreiche Seriendruck- bzw. Serienbrief-Funktion. Sie fügt nicht nur die Adressen an der richtigen Position in den vorgegebenen Text ein, sondern ermöglicht es zusätzlich, den Empfänger an geeigneten Stellen im Text persönlich anzusprechen. So ein individueller Brief wird zwar automatisch gedruckt, wirkt aber nicht wie eine “Postwurfsendung”. Lassen Sie sich am Beispiel von Microsoft Word zeigen, wie einfach die Erstellung von Serienbriefen sein kann.

Mit dem Serienbriefassistenten schnell zum Ziel kommen
Wollen Sie zum ersten Mal einen Serienbrief erstellen, geht das am einfachsten mit dem Seriendruck-Assistenten. Den finden Sie im Menü unter Extras -> Briefe und Sendungen. Im ersten Schritt legen Sie den Dokumententyp (in diesem Fall “Briefe”) fest. Jetzt können Sie Ihren Text, den Sie an mehrere Empfänger in personalisierter Form verschicken wollen, erstellen und klicken dann “Aktuelles Dokument verwenden” an. Wollen Sie einen bereits gespeicherten Text verwenden, klicken Sie “mit vorhandenem Dokument beginnen” an und wählen die Datei aus. Im zweiten Schritt geht es um die Auswahl der Empfänger aus Ihrer Adress-Datenbank oder Excel-Liste (“Vorhandene Liste auswählen”). Durch Sortieren und Filtern (z. B. alle Mitglieder Ihres Vereins) stellen Sie die zutreffenden Adressen zusammen und klicken dann auf „Ok“, um zum eigentlichen Dokument zurückzukehren. Sie könnten an dieser Stelle auch eine neue Liste mit Namen, Anrede und Adressen anlegen oder auf Ihre Outlook-Kontakte zugreifen.

Jetzt geht es darum, die persönlichen Daten an den passenden Stellen in Ihren Text einzufügen. Setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle Ihres Dokuments, klicken Sie im Seriendruck-Assistenten auf Adressblock. Titel, Anrede, Name, Adresszusätze, Straßennamen, Hausnummer, PLZ und Ort werden automatisch in der richtigen Reihenfolge in Ihren Brief eingefügt. Die sogenannte Grußzeile ist die Anrede, auch Sie wird durch Ihre Vorgaben automatisch in den Brief eingefügt. Die “Vorschau auf Ihre Briefe” zeigt Ihnen, ob alle Angaben an der gewünschten Stelle erscheinen. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, können Sie unter dem Punkt “Seriendruck beenden” mit dem Drucken beginnen. Ist das Papierfach Ihres Druckers ausreichend gefüllt, brauchen Sie jetzt nur noch zuzuschauen, wie Ihre Serienbriefe automatisch fertiggestellt werden.

Schlüssel des Erfolgs – eine gut gepflegte Datenbank
Das A und O solcher Serienbriefe sind die Datenbanken, die ständig auf dem aktuellen Stand gehalten werden müssen. Der Aufwand, der für die Pflege der Datenbanken erforderlich ist, lässt sich durch die Verwendung spezieller Software deutlich reduzieren. Solche Software ist nicht nur für das Anlegen und Pflegen von Adressen hilfreich, denn mit Hilfe solcher Programme lassen sich bei Bedarf sogar sämtliche Kontakte zurückverfolgen. Ob E-Mail, ein- und ausgehende Telefonate, persönliche Gespräche oder Briefe – alle Informationen stehen übersichtlich für jeden berechtigten Nutzer des Programms bereit.

Kategorie: Tipps & Tricks

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