Wenn eine Präsentation ansteht, führt an Powerpoint so gut wie kein Weg vorbei. Bei Verwendung einer anderen Software besteht meist das Problem, dass diese nicht auf anderen Rechnern läuft. Umgekehrt führt die Fokussierung auf Powerpoint dazu, dass Präsentationen mehr und mehr austauschbar werden, weil unabhängig vom Thema immer die gleichen Formate und Hintergründe verwendet werden. Deshalb hier sechs Tipps, wie es sich besser machen lässt.
Tipp 1: Powerpoint richtig beherrschen lernen
Für Präsentationen mit Powerpoint gibt es eine große Zahl von automatischen Voreinstellungen. Dies betrifft die Größe der Folien, deren Aufteilung, die verwendeten Schriftarten, Signaltöne und vieles mehr. Alle diese Dinge lassen sich bei Powerpoint individuell verändern. Je mehr Änderungen vorgenommen werden, desto frischer wirkt die eigene Präsentation. Die höhere Aufmerksamkeit von Zuhörern auf Jahre hinaus ist mit ein paar Stunden echter Einarbeitung in das Programm nicht zu teuer bezahlt.
Tipp 2: Das Folienformat anpassen
Die von Powerpoint vorgegebene Größe der Folien ist sicherlich für eine Vielzahl von Präsentationen äußerst zweckdienlich. Es kann aber durchaus sein, dass bei der eigenen Präsentation ein anderes Verhältnis von Höhe zu Breite besser wäre oder, dass der zur Verfügung stehende Raum innerhalb der Folien für die Inhalte eigentlich nicht genügt. Dann lassen sich über die Kette “Datei” und “Seite einrichten” die notwendigen Anpassungen vornehmen.
Tipp 3: Das Vorlagendesign verändern
Eine weitere Möglichkeit, dem Einheitsbrei langweiliger Standard-Präsentationen zu entkommen ist ein Bearbeiten der Vorlage für die einzelnen Seiten. Schon eine veränderte Platzierung der Überschrift kann hier zwar keine optischen Wunder wirken, aber doch fest gewachsene Verkrustungen in den Sehgewohnheiten der Zuhörer aufbrechen. Um diese Änderungen nicht für jede Seite der Präsentation einzeln vornehmen zu müssen, sollte eine Masterfolie gespeichert werden. Dies geschieht über das Anklicken von “Ansicht” und im Anschluss “Folienmaster”. Nach Vornahme der Anpassungen einfach auf “Masteransicht schließen” klicken und die neue Masterfolie ist gespeichert.
Tipp: Es ist auch möglich, ein passendes PowerPoint Template von einem Anbieter wie TemplateMonster herunterzuladen.
Tipp 4: Auf eine gleichmäßige Ausrichtung achten
Häufig werden in einer Folie mehrere Objekte nebeneinander gezeigt. Wenn es sich dabei etwa um zwei in Beziehung zueinander stehende Tabellen handelt, kommt es für den optischen Eindruck entscheidend darauf an, dass diese exakt aufeinander ausgerichtet sind. Werden sie freihändig platziert, wirkt die Präsentation schnell “handgestrickt”. Die Zauberformel bei dieser Problemstellung lautet: Alle Objekte bei gedrückter Umstelltaste anklicken. Im Anschluss über “Start” und “Anordnen” den Menüpunkt “Ausrichten” aufrufen. Im Anschluss nur noch die gewünschte Form der Ausrichtung auswählen und schon liegen alle Inhalte im Wortsinne auf Linie.
Tipp 5: Eigene Formen entwickeln
Das Formen-Tool von Powerpoint bietet bereits seit geraumer Zeit die Möglichkeit, aus dem Einerlei eckiger und abgerundeter Kästen auszubrechen, die bei Powerpoint voreingestellt sind. Durch die Entwicklung eigener Formen wird die Präsentation aufgelockert. Für Unternehmen besteht so außerdem die Möglichkeit, über Powerpoint erstellte Präsentationen einfacher und konsequenter dem eigenen Corporate Design anzupassen. Eine Beschäftigung mit diesem Tool eröffnet die Möglichkeit, den eigenen Präsentationen auf Dauer eine echte individuelle Note zu verpassen.
Hinweis: Weitere Informationen zur genauen Vorgehensweise gibt es auf der offiziellen Webseite von Microsoft Office.
Tipp 6: Nicht in technischen Spielereien untergehen
Auch wenn eingangs gesagt wurde, dass ein intensives Einarbeiten in Powerpoint besonders hilfreich bei der Erstellung frisch wirkender Präsentationen ist, sollten hier die technischen Spielereien umgekehrt auch nicht zu weit getrieben werden. Kernpunkt ist, dass die optischen Veränderungen eine dienende Funktion im Hinblick auf eine verbesserte Vermittlung der Inhalte haben und nicht umgekehrt. Hier kann weniger in frischer Gestalt tatsächlich mehr sein im Sinne einer optimalen Wirkung.